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【介護施設向け】ショートステイ担当者マニュアル テンプレート

ショートステイ担当者マニュアル 各種マニュアル
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ショートステイの受け入れは、長期入所に比べて、事務作業も多く、利用者の心身の状況の把握は勿論、職員間での情報の共有も簡単ではありません。
ショート担当マニュアルを作成しましたのでご参考くださいませ。

ショートステイ担当者マニュアル

1.ショートステイ 予約から受入→退苑までの流れ

Ⅰ.予約から現場連絡までの流れ(事務関係から現場へ)

1.毎月15日に翌々月の予約一斉受付     

【朝8時からFAXにて指定書式(下表1)で居宅ケアマネージャーが申込み】

※申込みが新規の場合は情報提供書類添付

※ケアマネが保険点数を管理しているため

※家族からの連絡は基本的に受け付けない

     ↓

2. 各居宅のケアマネージャーに受入れ可否の回答を送る

     ↓

3. 事務・DS相談員にて送迎時間を決定し、予約伝票(別表1-1)に記入。家族へ連絡。

※伝票は3枚複写綴り
白…事務所
黄…現 場
青…DSへ

     ↓

4. 伝表配布

・過去利用者…伝表のみ配布。

・新規利用者…身体状況調査表、ケアプラン、日課表等をケースにひとまとめにして伝表をつけて配布。

※ケースの中身(揃えておくもの)に関しては、Ⅱ 受入準備 参照

【表1】

ショートステイ予約申込み票

 

利用者名  
日  程 月   日    ~    月   日
送  迎 あり(迎え・送り・両方) ・ なし
住  所  
電話番号   介護度:
保険内外 保険内  ・  実費
利用理由  
発 信 者

事業者名:

担当者名:

電話・FAX:

Ⅱ.受入準備

1. 伝票受取(伝票は事務がまとめて持ってきます。随時の予約はその都度配布)

・伝票にて氏名、利用期間の確認(別表1-1 参照)

2. ケース(黄色ファイル)準備(役割:夜勤者)

・利用日の2~3日前の方のケースを準備

【正しいケースの状態】

・見開きからクリアケースが3枚…①

・1号用紙(バイタル等記録用紙)、2号用紙(ケース記録用紙)

・居宅ケアマネージャーのケアプラン

※ケースに貴重品等を保管する袋綴じをつけておく(赤色のチャック式の物)

※①の中身

・1枚目の表に個人情報、裏に施設ケアプラン

 ※間に契約書・重要事項説明書

・2枚目の表に日課表、裏に同意書

 ※間に利用申込書、調査記録

・3枚目の表に過去のケアプラン(施設控え)、裏に内服薬処方箋

3. 食事箋の提出

・個人情報より、食事形態を確認し記入

・利用日の2~3日前に提出(栄養士へ)

※利用途中において、食事形態を変更する場合は随時に提出すること

4. 居室設定(役割:ショートリーダー)

・個人情報より、居室環境の確認

※緊急入苑や利用期間変更に伴う居室変更は随時、リーダーが行うこと

5. 入浴日設定

【役割:副主任】

・1週間に2回を最小限度として設定

・居室表に記入(蛍光ペンにてマーカー)

※入苑日及び退苑日を基本として設定

※2~4泊の方は臨機応変に設定

【役割:夜勤者】

・入浴表の作成及び入浴カード、衣類の準備

6. 居室準備

・個々の利用者の状態にあった居室環境整備(ベット・ポータ・ナースコール・テレビ・車椅子等)

 

Ⅲ.入苑対応

【家族送迎にて入苑】

1, 出迎え (事務所よりショート担当者に電話連絡を行う)

※待たすことなく速やかに!!

2. 情報収集

・健康状態の変化(病気や入院の有無)

・個人情報をもとに身体状況の変化の有無確認

3. ケアプラン提出と同意書への理解

・利用中の施設ケアプランを家族へ渡す(変更点等あれば詳細説明)

・ケアプラン同意書への家族サインを頂く

4. 預かり物品の確認(必要最低限の預り)と預り証(別表1-2)への記入

・衣類…1組(施設衣類使用の場合は、一切なし) ※記名確実に確認する事

・タオル類、オムツ類は返却

・金銭は最小限(100~200円×利用日数 程度)

・処方箋をもとに内服薬の変更の有無確認

5. 退苑日時の確認

【苑送迎にて入苑】

1. 出発前にご自宅に電話 『今から迎えにあがります(何時頃到着となります)』

2. ケース一式と必要物品(車椅子等)を持って迎え

以下、【家族送迎にて入苑】と同じ

 

【デイサービス送迎にて入苑】

1. デイフロアへ出迎え、申し送り等受け、荷物を預る

以下、【家族送迎にて入苑】と同じ

 

【入苑後】

1. フロアもしくは居室へ誘導

2. 衣類を衣装ケース(本人名の名札が貼ってあるところ)へ

※本人管理の方に関しては確実に荷物確認を行うこと

3. 入苑時の状況、家族からの申し送り事項等、ケースへ記入

 


 

別表1-1

予約伝票の見方

※下表( 予約 ・ 変更 ・ キャンセル )のいずれかに○がうってありますので、確認をすること。変更は時間だけの変更もあります。

ショートステイ

 
( 予約 ・ 変更 ・ キャンセル )
受付日時   利用者名 例)田中 花子 要介護度

 年 月 ~ 年 月

支・1・2・3・4・5

確認  
住所   TEL  
①利用希望日 12月 25日 10:00 ~ 12月 31日 16:00
②送迎希望  有・無   :   発  ~      :   発 運転手
不要
③食  事  /   朝・昼・夕 ~   /   朝・昼・夕
保  険 保・実 ④テレビ 有・無 備考
ケアマネージャー  
  提供表 予約入力 実績入力

①利用期間と家族送迎による時間が記載されます

月をまたいで利用となる場合は、またぐ月の分が( )となります
時間は記載されません(翌月分の伝票にて記載されます)

利用希望日 12月 25日 10:00 ~  月  日( 1/4 )

②送迎の有無と送迎の出発時間が記載されます

施設送迎の場合、上段の利用希望日欄には時間は記載されません

③食事提供開始と終了を記載します。確認した上で、食事箋をきり、済印を押しておくこと。

④テレビ設置希望の有無です。電気代が個人負担(1日40円)になるため必ず確認を行うこと。

 

Ⅳ.利用中の対応

1. ケアプランに沿ったケアの実施

※ケアプラン内容に変更が生じた場合は早急に変更すること

2. 環境整備、シーツ交換、布団乾燥機、ポータブルトイレ清掃等間接的援助の実施

3. ケース記入

 

Ⅴ.退苑対応

1. 連絡帳記入

※家族にわかりやすく、かつ知りたい情報を記載。いつもと変わらない情報は特に必要なし。

2. 衣類等、預かり物品の返却準備(預り証をもとに、確認と準備)

3. 退苑

【家族送迎及び施設送迎による退苑】

預り物品の返却と預り証への記入・押印及び利用状況の説明

【デイサービス送迎による退苑】

利用状況の申し送り、預り証への記入・押印の依頼

4. 退苑後の対応

・ケース記入後、棚へ返却

・居室環境整備(次の利用者の受入準備に備える)

 


 

別表1-2

ショートステイ預かり証

令和   年  月  日
社会福祉法人 ○ ○ 会
特別養護老人ホーム○○苑

氏名          様

下記の物品をお預かり致しました             

入苑担当者         退苑担当者          

介護保険証 あり・なし 健康手帳 あり・なし
健康保険証 あり・なし 連絡帳 あり・なし
医療受給者証 あり・なし 身障者手帳 あり・なし
サービス利用 あり・なし 重心受給者証 あり・なし
義歯 あり(上下)・なし 歯ブラシ あり(色)・なし 義歯ケース あり・なし
その他 杖・車イス
貴重品 腕時計・眼鏡・指輪 財布 あり(色)    ・なし
 
品名 数量 形態・色・柄 預り金利用状況  
カバン     月日 入金 出金 残高 適要 担当
上着     /          
シャツ     /          
ズボン     /          
パンツ     /          
      /          

上記預かり物品について確かに受領しました。

令和    年   月   日   受取人氏名             ㊞

※基本的には介護保険証以外は預からなくても良い
※お金は間違いの無い様、確実に記入すること
※預かり証は2枚綴り、記名・押印後、1枚目を家族へ渡すこと

 


簡単チェックリスト

【受入準備】

伝票確認(利用者の確認)  
ケース記録準備 貴重品預かりファイル  
ケアプランの確認  
ケアプラン家族渡し分コピー  
預かり証準備  
食事形態の確認と食事箋の提出(栄養士へ)  
名札準備(ナースコール用・衣装ケース用・貴重品袋用)  
環境 居室内は綺麗になっているか  
ゴミ箱は綺麗に片付いているか  
ロッカー内は整理されているか  
寝具関係 的確な寝具が整備されているか  
ベット柵は状態に合わせて取り付けてあるか  
ベッド及び畳の向きは正しいか  
ナースコール 設置されているか  
作動するか  
排泄関係 トイレットペーパーの設置  
ポータブルの設置  
故障箇所はないか  
ポータブルトイレ内は綺麗か  
テレビ 設置の要望があるか  
正しく設置されているか  
画像は映るか  
リモコンはあるか  
福祉用具 状態に合った福祉用具が準備できているか
(移動用具・クッション類 等)
 
衣類 必要衣類及び枚数は揃っているか  

 


簡単チェックリスト

【入苑対応】

接遇 待たせることなく出迎えたか  
大きな声であいさつできたか  
自ら名前を名乗ることができたか  
情報収集 健康状態の確認  
前回利用時との変化(身体・精神的)を聞き出す  
内服薬変更の有無を聞き出す  
利用期間及び時間の確認を行ったか  
最終排便の確認  
預かり物品 記名してあるか  
必要物品及び枚数以外は返却  
金銭の確認  
ケアプラン 変更点の説明  
同意書へのサインの依頼  

 

【入苑対応後】

預かり物品 記名の確認  
衣装ケース及び居室ロッカーへの片付け  
預り証への記入  
情報伝達 チームへの申し送り(変更点等)  
ケアプラン及び個人情報の書き直し  
入浴 入浴後の衣類準備  
バイタルサイン  
浴室への誘導と必要事項の申し送り  

 


簡単チェックリスト

【退苑対応】

預かり物品 預かり物品が全て揃っているか  
金銭の収支はあっているか  
情報・記録 連絡帳の記入はされているか  
利用中の状態は把握しているか  
接遇 家族を待たせることがなかったか  
大きな声であいさつできたか  
自ら名前を名乗ることができたか  
利用中の状況を簡潔に説明できたか  
預かり物品 物品及び金銭の返却  
預かり証に受取のサインはもらったか  
送り出しはしっかりと行えたか(次へつながる対応ができたか)  

【退苑対応後】

環境 居室内は綺麗にしたか  
ゴミ箱は綺麗に片付けたか  
ロッカー内は整理したか  
寝具関係 布団乾燥機はかけたか  
次の方に合わせた的確な寝具を整備したか  
ベッド柵は状態に合わせて取り付けてあるか  
ナースコール 設置されているか  
作動するか  
排泄関係 トイレットペーパーの設置  
ポータブルの設置  
故障箇所は無いか  
ポータブルトイレ内は綺麗にしたか  
記録物 ケース記入  
ケースを棚にしまう  
予約伝票の備考欄に押印し事務に提出  

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